05 gru Strategia zarządzania własnością intelektualną w praktyce
Jak rozumieć strategię IP? Co pomaga w bieżącym zarządzaniu prawami własności intelektualnej? Na które zadania Menedżera IP warto szczególnie zwrócić uwagę? Kiedy opłaca się zaangażować zewnętrzną kancelarię? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania.
Strategię zarządzania własnością intelektualną określiłbym jako zaplanowane i systematycznie realizowane działania wzmacniające majątek organizacji poprzez portfolio prawa IP.
Zgłębić ten temat polecam przede wszystkim przedstawicielom spółek o następującej charakterystyce:
- Organizacja ma zarejestrowane minimum kilkanaście praw własności intelektualnej (znaków towarowych, wzorów przemysłowych lub użytkowych, patentów).
- W strukturach brakuje wewnętrznego menedżera IP, a temat ten najczęściej stanowi tylko niewielki procent obowiązków osób na innych stanowiskach (np. marketingowych, R&D, administracyjnych, prawnych).
- W zespole nie ma bazy wiedzy na temat własności intelektualnej i wszystkie informacje mieszczą się w głowie jednego pracownika, który w każdej chwili może zmienić miejsce pracy.
- Organizacja stale wprowadza nowości – nowe marki, produkty, opakowania, rozwiązania techniczne, kampanie reklamowe. Dotyczy to także zdobywania nowych rynków.
- Pracownicy spółki występują w roli twórców, czyli odpowiadają za opracowywanie innowacji, wizualizacji, designu, copywritingu.
Według mnie mniej istotny jest tu przychód czy liczba pracowników. Jeśli marka, design lub technologia są Twoją istotną przewagą konkurencją, strategia zarządzania własnością intelektualną to temat dla Ciebie.
Dla ułatwienia proponuję przeanalizować to zagadnienia, koncentrując się na dwóch hasłach z definicji – działania zaplanowane i systematyczne.
Strategia zarządzania własnością intelektualną jako dokument
Pierwszym krokiem w temacie strategii IP jest spisanie w formie długoterminowego dokumentu, w jaki sposób nasza organizacja w ogóle będzie podchodzić do tematu własności intelektualnej. Odnosimy się tu do części „zaplanowane”.
Najczęściej sprawy z zakresu IP dotyczą wielu działów (m.in. marketingu, B+R, administracji, sprzedaży). Widzimy w praktyce, że nawet w jednej organizacji różne zespoły mogą mieć diametralnie inne podejście – w szczególności, jeśli mówimy o prawach ważnych dla tej konkretnej grupy pracowników.
Aby nadać IP jasny priorytet i uniknąć mikrozarządzania w różnych działach, warto mieć spisane ogólne założenia, na czym szczególnie będzie nam zależeć i jak będziemy się zachowywać.
Strategia zarządzania własnością intelektualną może przykładowo odpowiadać na pytania:
- W jaki sposób reagujemy na spory patentowe – walczymy „do upadłego” czy raczej unikamy konfliktów i mamy ugodowe podejście?
- Jak szeroko chcemy chronić markę – tylko w ramach podstawowych opcji w mniejszym budżecie czy maksymalnie szeroko z większym budżetem?
- Które prawa są dla nas kluczowe, a które traktujemy jako rejestracje drugiej kategorii?
- Jak agresywnie reagujemy na zgłoszenia, które mogą być dla nas potencjalnym problemem?
- W jaki sposób będziemy licencjonować nasze wyroby lub możliwość wykorzystania brandingu?
- Jak aktywnie mamy zamiar obserwować konkurencję i jej ruchy technologiczne?
Znalezienie odpowiedzi na tego typu pytania wiele ułatwia, bo gdy wystąpi już dany problem, osoby odpowiedzialne za IP (wewnętrzni pracownicy lub zewnętrzna kancelaria) wiedzą, jak działać bez dodatkowych konsultacji z menedżerami wyższego szczebla.
Kilka podpowiedzi dotyczących tego, jak możesz spojrzeć na sam dokument strategiczny znajdziesz też w naszym poprzednim artykule na temat strategii innowacji.
Opracowanie takiego pliku jest jednorazowe i jeśli wymaga aktualizacji, to w długich odstępach czasu. Dokument powinien być ogólnodostępny, a świadomość jego istnienia warto, aby miały wszystkie działy najbardziej związane z własnością intelektualną.
Zarządzanie własnością intelektualną jako regularność wykonywania zadań
Druga kwestia to realizowanie w ułożony sposób zadań odpowiadających założeniom z długoterminowego planu. Mam tu na myśli czynności, które dotyczą zarządzania już posiadanym portfolio. To właśnie te pojedyncze działania zapewniają nam systematyczność, o której mówiłem w definicji.
Oto przykładowa lista zadań, które są elementem zarządzania portfolio:
- Bieżące dostosowywanie kształtu oraz obszerności portfolio do sytuacji i etapu rozwoju firmy.
- Budowanie budżetu na IP oraz jego optymalizacja i pilnowanie realizacji.
- Monitorowanie naruszeń i kolizyjnych zgłoszeń.
- Aktywne inicjowanie sporów w uzasadnionych sytuacjach.
- Zabezpieczanie interesów spółki w kontekście przejęcia praw od współpracowników – przygotowanie szczelnej siatki umów.
- Edukacja współpracowników.
- Przedłużenia praw i decydowanie o nieprzedłużaniu praw.
- Proste czynności administracyjne – zawiadamianie urzędów o zmianach adresu, wnoszenie opłat, raportowanie w celach audytu i statystyki.
Jak widzisz, zarządzanie nie polega na rejestrowaniu nowych znaków czy patentów. Sprawy urzędowo-administracyjne są tylko niewielką częścią pracy menedżera IP lub kancelarii patentowej, jeżeli mówimy o profesjonalnym zarządzaniu portfolio.
W tym miejscu warto też podkreślić, co się dzieje, kiedy nie zarządzasz IP? Czyli po prostu zgłaszasz nowe prawa i porzucasz je po otrzymaniu zaświadczenia z urzędu. Efektem takiego działania jest przepłacanie. Dlaczego? Bo prawdopodobnie utrzymujesz zbędne znaki, nie widzisz naruszeń względem Twojej organizacji i tylko z pozoru utrzymujesz ochronę prawną.
Pomocne narzędzia i aplikacje
Zarówno do stworzenia dokumenty strategicznego, jak i realizacji zadań zarządczych z niego wynikających, przyda Ci się kilku „pomocników”. W pierwszej kolejności polecałbym zadbanie o:
- Bazę praw spółki (najczęściej jest to arkusz kalkulacyjny, ale my w kancelarii stosujemy znacznie bardziej nowoczesne rozwiązanie w postaci Podio).
- Osobny budżet na IP.
- Archiwum spraw, opinii, badań.
- Monitoring – znaków, wzorów, patentów w zależności od celów (my korzystamy z Coresearch i PatSnap).
- Wewnętrzne regulaminy, procedury i wzory umów zawierających zapisy o przeniesieniu praw autorskich majątkowych na spółkę.
- Wideoszkolenia dla pracowników w formie kursów online odtwarzanych na życzenie.
Kiedy zatrudnić kancelarię patentową?
Odpowiem tu przewrotnie, że bardzo długo opłaca się zarządzać IP samodzielnie. Paradoksalnie wiele z powyższych czynności nie wymaga kierunkowego wykształcenia czy uprawnień rzecznika patentowego. Przykładowo z zarządzaniem budżetem czy archiwizacją dokumentów może świetnie poradzić sobie office manager.
Ale… będzie to niezwykle ryzykowne, jeżeli marka, design czy technika wręcz stanowi o wartości Twojej organizacji na rynku. Czyli, jeśli je stracisz, to Twój biznes traci na znaczeniu lub wręcz może upaść. W takim przypadku strategia zarządzania własnością intelektualną w rękach zewnętrznych specjalistów będzie dobrym ruchem. Kancelarie najczęściej mają już wypracowane procedury, unikatowe (i często drogie) narzędzia, specjalistów w konkretnych dziedzinach techniki i przede wszystkim solidne OC.
Na przykład naszym mocnym wyróżnikiem jest własna baza danych praw z dostępem klienta. Jesteśmy w stanie zorganizować całość komunikacji w zakresie zarządzania IP w oparciu o infrastrukturę aplikacji Podio. Ponadto typowe, proste czynności oraz monitoring rozliczamy w ramach niskich ryczałów. Przy innych sprawach najlepiej sprawdza się stawka godzinowa, która pozwala utrzymać wydatki na stałym poziomie oraz ułatwia budżetowanie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami.
