11 sty Zarządzanie własnością intelektualną w przedsiębiorstwie
Kiedy posiadasz niewielką pulę praw własności intelektualnej – przykładowo dwa znaki towarowe i jeden wzór przemysłowy – nie masz przed sobą wielkich wyzwań menedżerskich. Jednak, gdy liczby te rosną do dziesiątek czy setek praw, dotyczą kilku rynków oraz kilu marek, zarządzanie własnością intelektualną w przedsiębiorstwie zaczyna stanowić spory obowiązek. W tym artykule pokażę Ci, jak się z niego sprawniej wywiązywać.
Oto 3 porady, które ułatwią Ci zarządzanie dużym portfolio praw.
- Baza praw w jednym miejscu
To absolutnie najważniejsza porada. Dane na temat praw IP musisz stale gromadzić i aktualizować w jednym miejscu. Na początek dobrym narzędziem do tego będzie zwykły arkusz kalkulacyjny np. tabela w Excelu. W pliku warto zawrzeć m.in. informacje:
- jakiego typu to prawo (znak towarowy, wzór przemysłowy, wzór użytkowy, patent),
- kiedy rozpoczął się i kończy czas ochrony,
- jakich kategorii i branż prawo dotyczy (np. wykaz towarów i usług w przypadku znaku),
- na jakich rynkach obowiązuje ochrona,
- jak wygląda wizualizacja prawa (np. logo, rysunek techniczny).
Dzięki takiej tabeli – uzupełnionej przykładowo o system oznaczeń kolorystycznych wskazujących na status prawa (np. zgłoszone, w mocy, wygasłe) – zarządzanie własnością intelektualną w przedsiębiorstwie staje się dużo łatwiejsze.
Szczególnie przydaje się to przy współpracy międzydziałowej. Na przykład, kiedy zarządzaniem prawami zajmuje się dział prawny we współpracy z marketingiem. Taki dokument w chmurze minimalizuje zbędną korespondencję oraz daje pełen obraz zasobów prawno-biznesowych.
Jeżeli zarządzanie prawami zlecisz kancelarii, przejmie ona pełną odpowiedzialność za prowadzenie bazy oraz udostępni Ci ją do wglądu. Możesz się również spodziewać, że praca z prawami będzie odbywała się z pomocą bardziej zaawansowanych narzędzi niż arkusz kalkulacyjny. Przykładowo my korzystamy z platformy Citrix, gdzie dla każdego klienta tworzymy dedykowany projekt i prowadzimy elektroniczną bazę.
- Zarządzanie własnością intelektualną w przedsiębiorstwie przez linie biznesowe
W naszej kancelarii bardzo polecamy klientom myśleć o zarządzaniu prawami nie przez pryzmat pojedynczych znaków towarowych czy patentów, a przede wszystkim w kontekście linii biznesowej. Oznacza to, że każde prawo warto przypisać przykładowo do:
- segmentu oferty – np. do sprzedaży online, stacjonarnej, obszaru produktów czy usług.
- jednej marki – w przypadku dużych portfolio praw widzimy, że jedna marka własna może mieć nawet kilkadziesiąt różnych znaków towarowych używanych w marketingu i sprzedaży; zarządzanie jest znacznie łatwiejsze, gdy mamy te informacje w bazie.
- stanowiska w firmie – czyli osoby, z którą priorytetowo warto konsultować sporne sytuacje dotyczące danej linii biznesowej lub marki.
Co daje takie podejście?
- Szybciej widzisz, których praw nie warto przedłużać i dalej w nie inwestować. Przykładowo przy wycofywaniu marki z rynku masz od razu całą pulę praw, których firma już nie potrzebuje.
- Zarządzanie własnością intelektualną w przedsiębiorstwie staje się sprawą wszystkich menedżerów linii biznesowych, nie wyłącznie prawników. W ten sposób budujesz bardziej świadomą firmę oraz zespół myślący szerzej o bezpiecznym wprowadzaniu oferty na rynku.
- Motywujesz zespół do zgłaszania nowych praw. Wiedza o IP także po stronie zespołu sprawia, że rejestrujesz swoje prawa przed wprowadzeniem oferty na rynek, a nie gdy już następuje sytuacja kryzysowa.
- Podwójna weryfikacja terminów
Aby każde prawo pozostało w mocy, należy wnieść stosowną opłatę do urzędu przed terminem jego wygaśnięcia. W przypadku dużej bazy praw sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że różne prawa mają różne okresy ochrony. Przykładowo w Polsce:
- Ochrona na znak towarowy może być przedłużana w nieskończoność. Jednorazowe przedłużenie obejmuje10 lat.
- Wzory przemysłowe są przedłużane co 5 lat, a ich maksymalny termin ochrony to 25 lat.
- Prawo do wzorów użytkowych udzielane jest na maksymalnie 10 lat, a ich przedłużenie konieczne jest co 2-3 lata w zależności od roku trwającej ochrony.
- Prawo do patentów przyznawane jest na maksymalnie 20 (w szczególnych przypadkach można ją przedłużyć do 25 lat). Pierwsza ochrona obejmuje trzy lata, a każda kolejna już tylko rok.
W praktyce widzimy, że przy dużej bazie terminy te mogą skutkować sporym bałaganem w dokumentacji i przelewach dla właściwych urzędów.
Dlatego bardzo polecam zapisywanie terminów przedłużeń praw nie tylko w bazie praw, ale także w swoim indywidualnym kalendarzu. Rekomenduję wpisywać przypomnienie o wygaśnięciu prawa na trzy miesiące przed tą datą. W ten sposób zdążysz na pewno uruchomić procedurę przelewu dla urzędu, nawet jeśli pracujesz w dużej, wolno akceptującej płatności organizacji.
W przypadku współpracy z kancelarią, za monitoring i przypominanie o terminach odpowiadają specjaliści, zatem Ty nie musisz o nich pamiętać.
Zarządzanie własnością intelektualną w przedsiębiorstwie – checklista
Trzy powyższe porady to absolutna podstawa w zarządzaniu IP. Jeśli chcesz poznać więcej naszych porad, zapisz się do newslettera, gdzie czeka na Ciebie prezent „10 nieoczywistych obowiązków IP menedżera”. Jeżeli natomiast szukasz kogoś, kto wyręczy Cię w tym zadaniu, sprawdź naszą ofertę.
