14 lip Rejestry praw własności intelektualnej – dlaczego warto zgłaszać zmiany?
Rejestry praw własności intelektualnej pełnią ważną rolę w systemie ochrony własności intelektualnej. Pozwalają sprawdzić, jakie rozwiązania techniczne, marki i chronione wzory istnieją już na rynku. Umożliwiają też obserwację nowych zgłoszeń.
Dla kontrahentów i osób trzecich są ważnym dowodem na istnienie i własność praw. Obserwowanie rejestrów jest pomocne w planowaniu nowych działań, a także pozwala śledzić konkurencję i aktywnie chronić swoje prawa. O rodzajach rejestrów praw własności intelektualnej oraz o tym, dlaczego warto je obserwować, pisaliśmy już szerzej na blogu. Żeby rejestry właściwe funkcjonowały i spełniały swoją rolę, warto zadbać, aby dane w nich ujawnione były zawsze aktualne.
Kiedy trzeba zgłosić zmiany w rejestrach praw własności intelektualnej?
Każda zmiana organizacyjna działalności może wiązać się z potrzebą zgłoszenia zmian. Nie dotyczy to oczywiście zmian wewnętrznych, a jedynie tych, które mają skutek na zewnątrz i dotyczą samego właściciela praw. Przykładowe sytuacje, przy których należy zgłosić zmiany w Urzędzie Patentowym RP lub w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej to:
- zmiana adresu lub nazwy właściciela praw,
- zmiana formy prawnej właściciela praw np. przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę,
- fuzje i przejęcia spółek prawa handlowego,
- przeniesienie praw na inny podmiot.
Warto rozróżnić przy tym sytuacje zmiany danych, jaką będzie zwykła zmiana adresu od zmiany właściciela praw – co ma miejsce np. w przypadku wniesienia przedsiębiorstwa do spółki w ramach aportu. Aby urząd zaktualizował dane, musi mieć pewność, że faktycznie doszło do zmiany. We wspominanych przykładzie potrzebne będzie więc załączenie dokumentów, z których wynika zmiana przykładowo umowy aportu.
Opłaty za zmiany w rejestrach praw własności intelektualnej
Niezależnie od rodzaju zmiany, wniosek złożony w Urzędzie Patentowym RP podlega stałej opłacie w kwocie 70 złotych od każdej z nich. Oznacza to, że gdy wnioski składamy do wielu praw, od każdego należy dokonać osobnej opłaty.
W przypadku Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) procedura jest podobna, przy czym zmiany w zakresie znaków towarowych są nieodpłatne. Przy wzorach przemysłowych, gdy doszło do zmiany właściciela praw (np. w wyniku sprzedaży) trzeba będzie dodatkowo dokonać opłaty w wysokości 200 euro.
Mimo że procedura jest prosta, to aktualizacja rejestrów w przypadku dużych portfeli praw potrafi być wyzwaniem organizacyjnym. W Kancelarii pomaga nam w tym autorska baza danych praw klientów i sprawdzone w praktyce procedury, które pozwalają szybko i sprawnie przeprowadzić cały proces.
Dane w rejestrach praw własności intelektualnej – dlaczego warto dbać o ich aktualność?
Pozornie zgłoszenie zmian w rejestrze ma jedynie charakter formalny. Warto jednak zgłaszać je od razu, gdy tylko zajdzie sytuacja, która to uzasadnia. Powodów jest co najmniej kilka.
Zwlekanie z aktualizacją danych może osłabić wiarygodność w oczach partnerów biznesowych, którzy chcą zweryfikować, czy dane prawa faktycznie przysługują właścicielowi. W sytuacji, gdy dane w rejestrze są nieaktualne, trzeba będzie dodatkowo wyjaśniać sytuację – zdarza się, że realizacja umowy zostanie opóźniona do czasu wpisu zmian przez właściwy Urząd.
Brak zgłoszenia odpowiednich zmian jest też problemem, gdy właściciel praw chce korzystać z różnego rodzaju programów ochrony marki na platformach sprzedażowych, a nieaktualne dane nie pozwolą na szybką weryfikację, komu przysługują prawa.
Poza komplikacjami natury organizacyjnej, są także dalej idące konsekwencje braku zgłoszenia zmian. Ma to znaczenie szczególnie w przypadku przeniesienia praw. Zgodnie z przepisami jest ono skuteczne wobec osób trzecich z dopiero chwilą wpisu do rejestru – dlatego przy każdej tego transakcji np. sprzedaży praw, warto zaplanować też zgłoszenie zmian.
Pewne ryzyko wiąże się także z przedłużeniem ochrony prawa. Opłatę za przedłużenie ochrony co do zasady musi wnieść właściciel praw. W przypadku gdy w rejestrze nie została odnotowana zmiana, Urząd może uznać, że opłata nie została uiszczona przez właściwy podmiot. W najlepszym przypadku oznacza to konieczność wyjaśnień i ponoszenia dodatkowych kosztów, a w najgorszym – ryzyko utraty prawa.
Zmiany w rejestrach praw własności intelektualnej – pomoc kancelarii rzeczników patentowych
Właśnie z tego powodu przy każdej zmianie organizacyjnej oraz każdej transakcji związanej z prawami własności intelektualnej warto pamiętać o aktualizacji danych w odpowiednich rejestrach. Pomoże to uniknąć problemów w przyszłości, a także pozytywnie wpłynie na wiarygodność właściciela praw. Jeśli zmiany obejmują duże portfolio praw własności intelektualnej, szczególnie jeśli Spółka nie posiada jego spisu, najlepiej skorzystać z pomocy rzecznika patentowego. Ustali on wszystkie prawa, przy których trzeba złożyć wniosek, skompletuje odpowiednie dokumenty i przypilnuje, aby nie pominąć żadnej opłaty. Dzięki temu cały proces przejdzie sprawnie. Może to być również dobra okazja na stworzenie bazy danych swoich praw.
